KI-System für Anfragen & Kunden-Nachfassen

Für wen das gedacht ist

Vertriebsteams, Agenturen und Dienstleister, bei denen Anfragen per E-Mail oder Formular eingehen und das Nachfassen davon abhängt, dass jemand daran denkt.

Das Problem

Anfragen kommen rein, bekommen eine erste Antwort und verstummen dann — nicht weil das Geschäft tot wäre, sondern weil niemand nachgefasst hat. Jede vergessene Nachfass-E-Mail ist Umsatz, der an ein Prozessproblem verloren geht.

Was es automatisiert

• Neue Anfragen aus Postfach, Formularen oder Tabellen an einem Ort erfassen
• Anfragen nach Typ, Quelle und Dringlichkeit qualifizieren und taggen
• Personalisierte Nachfass-E-Mails aus Ihren eigenen Vorlagen und in Ihrem Ton entwerfen
• Erinnerungen planen, damit kein offenes Gespräch einschläft
• Den CRM- / Google-Sheets-Datensatz aktuell halten, während sich der Austausch entwickelt

Typische Eingaben

• Eingehende Anfragen (E-Mail, Webformular, Tabellen-Exporte)
• Ihre bestehende CRM- oder Google-Sheets-Pipeline
• Ihre Nachfass-Frequenz und Beispiele für Ihren E-Mail-Ton

Typische Ergebnisse

• Eine gepflegte Anfragenliste mit Status, Verantwortlichem und nächstem Schritt
• Prüffertige Nachfass-Entwürfe (Sie geben vor dem Versand frei)
• Erinnerungen und eine wöchentliche Pipeline-Zusammenfassung

So läuft die Umsetzung

1. Prozessanalyse. Wir erfassen, wie Anfragen eingehen und wo das Nachfassen derzeit verloren geht.
2. Aufbau. Erfassung, Qualifizierung, Entwürfe und Erinnerungen werden um Ihre Tools herum gebaut.
3. Beaufsichtigter Test. Das System läuft mit echten Anfragen, und Sie geben jeden ausgehenden Entwurf frei.
4. Übergabe & Feintuning. Dokumentation, Schulung und Anpassung der Frequenz nach den ersten Wochen.

Was Sie erhalten

• Ein funktionierender Ablauf für Anfragenerfassung und Nachfassen, verbunden mit Ihren Tools
• Nachfass-Entwürfe in Ihrem Ton, zur Freigabe vorgelegt
• Eine Pipeline-Ansicht, der die Geschäftsführung wirklich vertrauen kann
• Dokumentation und eine Übergabe-Session

Nicht enthalten

• Kauf oder Lizenzierung eines CRM (wir arbeiten mit dem, was Sie haben)
• Kaltakquise oder gekaufte Kontaktlisten
• Automatischer Versand von Nachrichten ohne Ihre Freigaberegeln
• Kostenpflichtige Tools / API-Nutzung / Hosting (separat berechnet)

Risiken & menschliche Kontrolle

• Ausgehende E-Mails bleiben Entwürfe, bis eine Person (oder Ihre expliziten Regeln) sie freigibt.
• Keine Nachrichten an neue Kontakte ohne Freigabe — kein Spam, per Design.
• Sie legen fest, welche Anfragetypen immer persönlich betreut werden.

Beispiel-Ablauf: von der Anfrage zum gebuchten Termin (Beispiel — illustrativ, kein Kundenergebnis)

1. Neue Anfrage landet im gemeinsamen Postfach
2. Anfrage erfasst, getaggt und nach Ihren Kriterien bewertet
3. Personalisierte Nachfass-E-Mail aus Ihren Vorlagen entworfen
4. Sie geben den Entwurf frei (oder passen ihn an) — dann geht er raus
5. Keine Antwort nach 4 Tagen → erneut eine höfliche Nachfass-E-Mail entworfen
6. Antwort eingegangen → Übergabe an Sie mit vollem Kontext

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