KI-Dokumenten- & Rechnungsverarbeitung

Für wen das gedacht ist

Finanz-, Operations- und Verwaltungsteams, die Rechnungen abtippen, PDFs durchsehen und Anfragen, Lebensläufe und Formulare von Hand verarbeiten.

Das Problem

Jedes PDF bedeutet manuelles Lesen, Abtippen und Copy-Paste in Tabellen oder Systeme. Das ist langsam, fehleranfällig und skaliert nicht, wenn das Volumen steigt.

Was es automatisiert

• Rechnungen, PDFs, Formulare, Lebensläufe und strukturierte E-Mail-Anfragen lesen
• Die relevanten Felder extrahieren (Lieferant, Beträge, Daten, Positionen, Konditionen)
• Dokumente nach Typ klassifizieren und weiterleiten
• Gegen Referenzdaten abgleichen (Bestellungen, Preislisten, Register)
• Saubere Datensätze in Tabellen oder Ihr CRM/ERP übertragen

Typische Eingaben

• Dokumente aus E-Mail, Upload oder gemeinsamen Ordnern (PDF, Scans, Formulare)
• Die Liste der Felder, die extrahiert werden sollen
• Referenzdaten für den Abgleich (Bestelllisten, Register)

Typische Ergebnisse

• Strukturierte Datensätze in Ihren Tabellen oder Systemen
• Eine Ausnahmen-Warteschlange für alles Ungewöhnliche oder Unsichere
• Ein Verarbeitungsprotokoll, das ein Mensch prüfen kann

So läuft die Umsetzung

1. Dokumenten-Audit. Wir prüfen echte Beispiele Ihrer Dokumenttypen und Volumina.
2. Aufbau der Extraktion. Feldextraktion, Klassifizierung und Abgleich, abgestimmt auf Ihre Dokumente.
3. Ausnahmeregeln. Was markiert wird, was zurückgehalten wird, was eine menschliche Unterschrift braucht.
4. Live mit Aufsicht. Läuft im realen Fluss, mit Genauigkeits-Prüfpunkten, die Sie einsehen können.

Was Sie erhalten

• Ein funktionierender Ablauf für Eingang → Extraktion → Routing Ihrer Dokumente
• Eine Ausnahmen-Warteschlange statt stiller Fehler
• Datensätze, die in den Tools landen, die Sie bereits nutzen
• Dokumentation und Genauigkeits-Prüfpunkte

Nicht enthalten

• Abschließendes buchhalterisches/rechtliches Urteil — die Verantwortung bleibt bei einer Person
• Zugesicherte Extraktionsgenauigkeit, ohne Ihre realen Dokumente gesehen zu haben
• Kostenpflichtige OCR-/KI-Tools, API-Nutzung, Hosting (separat berechnet)

Risiken & menschliche Kontrolle

• Extraktionen mit niedriger Konfidenz werden zur Prüfung zurückgehalten, nie stillschweigend übernommen.
• Zahlungen und Freigaben über Ihrem Schwellenwert passieren immer ein menschliches Gate.
• Personenbezogene Daten werden minimiert: Der Ablauf verarbeitet nur die Felder, die Sie definieren.

Beispiel-Ablauf: Eingang von Lieferantenrechnungen (Formate aus NL/DE/DK/NO/SE) (Beispiel — illustrativ, kein Kundenergebnis)

1. Rechnungs-PDF kommt per E-Mail an
2. Felder extrahiert: Lieferant, Gesamtbetrag, USt., Fälligkeitsdatum, Positionen
3. Mit der Bestellung abgeglichen; Abweichung → markiert
4. Sie geben alles Ungewöhnliche oder über dem Schwellenwert frei
5. Sauberer Datensatz landet in Ihrer Tabelle oder Ihrem ERP, bereit zur Zahlung

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