AI-dokument- och fakturahantering

Vem det passar

Ekonomi-, drift- och administrationsteam som skriver av fakturor, skannar PDF:er och hanterar förfrågningar, CV:n och formulär för hand.

Problemet

Varje PDF innebär manuell läsning, avskrivning och klipp-och-klistra in i tabeller eller system. Det är långsamt, felbenäget och skalar inte när volymen ökar.

Vad den automatiserar

• Läser fakturor, PDF:er, formulär, CV:n och strukturerade e-postförfrågningar
• Extraherar fälten som spelar roll (leverantör, belopp, datum, radposter, villkor)
• Klassificerar dokument efter typ och skickar dem vidare
• Matchar mot referensdata (inköpsordrar, prislistor, register)
• För in rena poster i kalkylark eller ert CRM/ERP

Typiska indata

• Dokument från e-post, uppladdning eller delade mappar (PDF, inskannade dokument, formulär)
• Listan över fält ni behöver extraherade
• Referensdata att matcha mot (inköpsorderlistor, register)

Typiska utdata

• Strukturerade poster i era tabeller eller system
• En undantagskö för allt ovanligt eller med låg säkerhet
• En bearbetningslogg som en människa kan granska

Så går leveransen till

1. Dokumentgenomgång. Vi går igenom verkliga exempel på era dokumenttyper och volymer.
2. Extraktionsbygge. Fältextraktion, klassificering och matchning trimmas på era dokument.
3. Undantagsregler. Vad som flaggas, vad som hålls kvar och vad som kräver en mänsklig signatur.
4. Drift med tillsyn. Körs på det verkliga flödet med kontrollpunkter för träffsäkerhet som ni kan inspektera.

Det här får ni

• Ett fungerande arbetsflöde inflöde → extraktion → vidareskickning för era dokument
• En undantagskö i stället för tysta fel
• Poster som hamnar i verktygen ni redan använder
• Dokumentation och kontrollpunkter för träffsäkerhet

Ingår inte

• Slutgiltig redovisningsmässig/juridisk bedömning — en människa förblir ansvarig
• Utfästelser om extraktionsprecision utan att vi sett era verkliga dokument
• Betalda OCR-/AI-verktyg, API-användning, hosting (faktureras separat)

Risker & mänsklig kontroll

• Extraktioner med låg säkerhet hålls kvar för granskning och accepteras aldrig i tysthet.
• Betalningar och godkännanden över er gräns passerar alltid en mänsklig grind.
• Personuppgifter minimeras: arbetsflödet behandlar endast de fält ni definierar.

Exempel på arbetsflöde: inflöde av leverantörsfakturor (NL/DE/DK/NO/SE-format) (Exempel — illustrativt, inte ett kundresultat)

1. Faktura-PDF anländer via e-post
2. Fält extraheras: leverantör, belopp, moms, förfallodatum, radposter
3. Matchas mot inköpsordern; avvikelse → flaggas
4. Ni godkänner allt ovanligt eller över gränsen
5. En ren post landar i ert kalkylark eller ERP, redo att betala

Produkter