AI-document- & factuurverwerking

Voor wie dit is

Finance-, operations- en administratieteams die facturen overtypen, pdf's doornemen en aanvragen, cv's en formulieren handmatig verwerken.

Het probleem

Elke pdf betekent handmatig lezen, overtypen en kopiëren-plakken naar tabellen of systemen. Het is traag, foutgevoelig en schaalt niet mee als het volume piekt.

Wat het automatiseert

• Facturen, pdf's, formulieren, cv's en gestructureerde e-mailverzoeken lezen
• De velden die ertoe doen extraheren (leverancier, totalen, datums, regelitems, voorwaarden)
• Documenten classificeren op type en verder routeren
• Vergelijken met referentiedata (inkooporders, prijslijsten, registers)
• Schone records doorzetten naar spreadsheets of uw CRM/ERP

Typische invoer

• Documenten uit e-mail, uploads of gedeelde mappen (pdf, scans, formulieren)
• De lijst met velden die u geëxtraheerd wilt hebben
• Referentiedata om tegen te matchen (inkooporderlijsten, registers)

Typische uitvoer

• Gestructureerde records in uw tabellen of systemen
• Een uitzonderingenwachtrij voor alles wat ongebruikelijk of onzeker is
• Een verwerkingslog dat een mens kan controleren

Hoe de levering werkt

1. Documentaudit. We bekijken echte voorbeelden van uw documenttypes en volumes.
2. Bouw van de extractie. Veldextractie, classificatie en matching afgestemd op uw documenten.
3. Uitzonderingsregels. Wat wordt gemarkeerd, wat wordt vastgehouden, wat een menselijke handtekening nodig heeft.
4. Live met toezicht. Draait op de echte stroom met nauwkeurigheidscontroles die u kunt inzien.

Wat u krijgt

• Een werkende werkstroom van ontvangst → extractie → routering voor uw documenten
• Een uitzonderingenwachtrij in plaats van stille fouten
• Records die terechtkomen in de tools die u al gebruikt
• Documentatie en nauwkeurigheidscontroles

Niet inbegrepen

• Definitieve boekhoudkundige of juridische beoordeling — een mens blijft verantwoordelijk
• Toezeggingen over extractienauwkeurigheid zonder uw echte documenten te zien
• Betaalde OCR/AI-tooling, API-gebruik, hosting (apart gefactureerd)

Risico's en menselijke controle

• Extracties met lage zekerheid worden vastgehouden voor beoordeling, nooit stilzwijgend geaccepteerd.
• Betalingen en goedkeuringen boven uw drempel passeren altijd een menselijke poort.
• Persoonsgegevens worden geminimaliseerd: de werkstroom verwerkt alleen de velden die u definieert.

Voorbeeldwerkstroom: ontvangst leveranciersfacturen (NL/DE/DK/NO/SE-formaten) (Voorbeeld — illustratief, geen klantresultaat)

1. Factuur-pdf komt binnen per e-mail
2. Velden geëxtraheerd: leverancier, totaal, btw, vervaldatum, regelitems
3. Gematcht met de inkooporder; afwijking → gemarkeerd
4. U keurt alles goed wat ongebruikelijk is of boven de drempel ligt
5. Schoon record landt in uw spreadsheet of ERP, klaar om te betalen

Producten