AI-system til henvendelser og kundeopfølgning

Hvem det er til

Salgsteams, bureauer og servicevirksomheder, hvor henvendelser kommer ind via e-mail eller formularer, og opfølgningen afhænger af, at nogen husker den.

Problemet

Henvendelser kommer ind, får et første svar og bliver så tavse — ikke fordi handlen døde, men fordi ingen fulgte op. Hver glemt opfølgning er omsætning tabt på et procesproblem.

Hvad det automatiserer

• Opsamling af nye henvendelser fra indbakke, formularer eller regneark ét samlet sted
• Kvalificering og tagging af henvendelser efter type, kilde og hastegrad
• Udkast til personlige opfølgningsmails ud fra jeres egne skabeloner og tone
• Planlægning af påmindelser, så ingen åben dialog går i stå
• Løbende opdatering af CRM / Google Sheets, efterhånden som tråden udvikler sig

Typisk input

• Indgående henvendelser (e-mail, webformular, regnearkseksporter)
• Jeres eksisterende CRM- eller Google Sheets-pipeline
• Jeres opfølgningskadence og eksempler på e-mailtone

Typisk output

• En vedligeholdt liste over kundeemner med status, ansvarlig og næste handling
• Opfølgningsudkast klar til gennemsyn (I godkender, før der sendes)
• Påmindelser og en ugentlig pipeline-opsummering

Sådan foregår leverancen

1. Procesgennemgang. Vi kortlægger, hvordan henvendelser kommer ind, og hvor opfølgningerne falder igennem i dag.
2. Udvikling. Opsamling, kvalificering, udkast og påmindelsesflows bygges omkring jeres værktøjer.
3. Superviseret test. Systemet kører på rigtige henvendelser, mens I godkender hvert udgående udkast.
4. Overlevering & finjustering. Dokumentation, oplæring og justering af kadencen efter de første uger.

Det får I

• En fungerende arbejdsgang til opsamling af henvendelser og opfølgning, forbundet med jeres værktøjer
• Opfølgningsmails i udkastkvalitet i jeres tone, i kø til jeres godkendelse
• Et pipeline-overblik, ejeren faktisk kan stole på
• Dokumentation og en overleveringssession

Ikke inkluderet

• Køb eller licensering af et CRM (vi arbejder med det, I har)
• Kold kanvas eller købte lister over kundeemner
• Automatisk afsendelse af beskeder uden om jeres godkendelsesregler
• Betalte værktøjer / API-forbrug / hosting (faktureres separat)

Risici & menneskelig kontrol

• Udgående e-mails er udkast, indtil et menneske (eller jeres eksplicitte regler) godkender dem.
• Ingen beskeder sendes til nye kontakter uden godkendelse — ingen spam, helt bevidst.
• I definerer, hvilke typer henvendelser der altid skal håndteres personligt.

Eksempel på arbejdsgang: fra henvendelse til booket møde (Eksempel — illustrativt, ikke et kunderesultat)

1. Ny henvendelse lander i den fælles indbakke
2. Henvendelsen opsamles, tagges og scores mod jeres kriterier
3. Personlig opfølgning udarbejdes som udkast ud fra jeres skabeloner
4. I godkender (eller redigerer) udkastet — så sendes det
5. Intet svar efter 4 dage → der laves et nyt, høfligt opfølgningsudkast
6. Svar modtaget → overdragelse til jer med fuld kontekst

Produkter