AI-dokument- og fakturabehandling

Hvem det er til

Økonomi-, drifts- og administrationsteams, der taster fakturaer ind, scanner PDF'er og behandler henvendelser, CV'er og formularer i hånden.

Problemet

Hver PDF betyder manuel læsning, indtastning og copy-paste til tabeller eller systemer. Det er langsomt, fejlbehæftet og skalerer ikke, når volumen stiger.

Hvad det automatiserer

• Læsning af fakturaer, PDF'er, formularer, CV'er og strukturerede e-mailforespørgsler
• Udtræk af de felter, der betyder noget (leverandør, beløb, datoer, fakturalinjer, betingelser)
• Klassificering af dokumenter efter type og videredirigering
• Matchning mod referencedata (indkøbsordrer, prislister, registre)
• Overførsel af rene poster til regneark eller jeres CRM/ERP

Typisk input

• Dokumenter fra e-mail, upload eller delte mapper (PDF, scanninger, formularer)
• Listen over de felter, I skal have udtrukket
• Referencedata at matche mod (PO-lister, registre)

Typisk output

• Strukturerede poster i jeres tabeller eller systemer
• En undtagelseskø til alt usædvanligt eller med lav sikkerhed
• En behandlingslog, et menneske kan auditere

Sådan foregår leverancen

1. Dokumentaudit. Vi gennemgår rigtige eksempler på jeres dokumenttyper og volumener.
2. Udvikling af udtræk. Feltudtræk, klassificering og matchning tilpasset jeres dokumenter.
3. Undtagelsesregler. Hvad der flages, hvad der holdes tilbage, og hvad der kræver en menneskelig underskrift.
4. I drift med tilsyn. Kører på det rigtige flow med kontrolpunkter for nøjagtighed, I selv kan efterse.

Det får I

• En fungerende arbejdsgang for modtagelse → udtræk → dirigering af jeres dokumenter
• En undtagelseskø i stedet for tavse fejl
• Poster, der lander i de værktøjer, I allerede bruger
• Dokumentation og kontrolpunkter for nøjagtighed

Ikke inkluderet

• Endelig regnskabsmæssig/juridisk vurdering — et menneske forbliver ansvarligt
• Løfter om udtræksnøjagtighed uden at have set jeres rigtige dokumenter
• Betalt OCR-/AI-værktøj, API-forbrug, hosting (faktureres separat)

Risici & menneskelig kontrol

• Udtræk med lav sikkerhed holdes tilbage til gennemsyn — de accepteres aldrig i det stille.
• Betalinger og godkendelser over jeres grænse passerer altid en menneskelig port.
• Persondata minimeres: arbejdsgangen behandler kun de felter, I definerer.

Eksempel på arbejdsgang: modtagelse af leverandørfakturaer (NL/DE/DK/NO/SE-formater) (Eksempel — illustrativt, ikke et kunderesultat)

1. Faktura-PDF ankommer pr. e-mail
2. Felter udtrækkes: leverandør, beløb, moms, forfaldsdato, fakturalinjer
3. Matches mod indkøbsordren; uoverensstemmelse → flages
4. I godkender alt usædvanligt eller over grænsen
5. Den rene post lander i jeres regneark eller ERP, klar til betaling

Produkter